В чем преимущества создания электронного архива организации

Документация – это важная часть любого учреждения. В современных условиях хранить все необходимые бумаги стало намного проще. Для быстрого доступа к ним понадобится создание электронного архива организации: именно в таком формате можно в любой момент просмотреть важную информацию, внести коррективы и так далее. Только один нюанс: заниматься этой работой должны профессионалы. В частности речь идет о компании «Делис Архив». Здесь работают грамотные и опытные специалисты, которые создадут требуемую базу в кратчайшие сроки за приемлемую стоимость и с предоставлением всех гарантий.

Каким образом происходит создание электронного архива

Это делается так:

1. Анализ имеющихся документов. Важно, чтобы профессионалы понимали, какие именно бумаги нужно перевести в электронный формат.
2. Планирование. Здесь выбирается необходима управленческая система и соответствующее программное обеспечение.
3. Непосредственная цифровизация. Это работа с бумагами: их оцифровка при помощи сканера (он должен быть наиболее высокой производительности). Если в тексте есть изображения, то для их копирования применяются технологии так называемого оптического распознавания.
4. Классификация. Иными словами, это систематизация документов в архиве: по датам, типам, авторам, папкам. Важно, чтобы поиск был максимально быстрым, удобным и понятным.
5. Загрузка файлов в систему. В процессе специалист настраивает процесс автоматизации: все документы быстро размещаются по папкам.
6. Работа с безопасностью. Необходимо, чтобы никто посторонний не смог зайти в систему. Для этого применяется несколько методов: шифрование или сложные пароли.

Другие действия

Помимо этого очень важно провести резервное копирование. Это делается в целях безопасности, чтобы ни один документ не был потерян. После этого в обязательном порядке проводится обучение персонала: как правильно пользоваться электронным архивом. Для этого выдаются справочные материалы или инструкции. Перед окончательным внедрением системы в работу специалисты обязательно ее тестируют. Как правило, если есть какие-то сложности, то именно на данном этапе они и выявляются. После внесения всех исправлений и доработок система запускается заново уже в виде рабочей версии.

Особенности обслуживания

Работа электронного архива – вещь очень тонкая. За ней нужен обязательный и регулярный контроль, потому что ни одна программа не застрахована на 100% от сбоев. Этим занимаются программисты: следят за обновлениями (они довольно частые), устраняют какие-то трудности с загрузкой или закрытием ПО. Электронный архив организации – это отличный способ сохранить все важные данные в одном месте.

Реклама. ИП Молодцова А.П., ИНН: 502301853585

erid: 2VtzqvpB3g5